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云上办公效率提升指南 | 红杉早期学院大咖支招

一个多星期前,全国2亿多人开始了“云上复工”,同时开启了可能是迄今为止世界上规模最大的远程协同办公社会实验。2020年当之无愧地成为了中国远程办公的元年。这场波及全国的疫情,让这个“元年”到来得略显仓促。企业相关业务的开展都或多或少地受到了一定的影响,但这也是共克时艰、修炼内功的契机。

红杉中国种子基金在最近一期的“红杉早期学院”,邀请到字节跳动副总裁谢欣,同220多位红杉成员企业的CEO和高管进行了一场题为“远程协作与效率文化”的云端分享,以帮助那些对远程协同办公仍相对陌生的企业,化解“远在天边,近在眼前”的办公模式带来的问题和挑战。

“红杉早期学院”是红杉种子基金为早期成员企业赋能的交流平台,不定期选择企业最关注和最具实操价值的主题,利用红杉遍布全球的资源,邀请业内顶尖的专业人士同成员企业分享探讨、答疑解惑。

remote working

在疫情防控时期,企业会面临各种各样的新挑战,远程协同办公对工作效率的影响是这些挑战中,企业首先需要面对和解决的问题之一。为支持成员企业高效远程复工、有序恢复生产,红杉种子基金早期学院组织了这次“远程协作与效率文化”主题分享活动,希望能为企业积极应对挑战带来一些深度的思考和启发。

“红杉早期学院”致力于为成员企业搭建沟通交流的平台,邀请具有丰富早期创业经验的创始人以及对前沿趋势有深刻认知的行业大牛,分享创业经验与行业洞见,赋能成员企业、陪伴企业一路发展壮大。

疫情时期,红杉中国种子基金会不断努力,进一步增强企业间交流沟通,与成员企业一起共克时艰。

远程办公,企业管理者需要回答的三个问题

__● 远程办公的效率如何提升?

● 远程办公员工该如何管理?

● 如何提升不同地区员工的参与感和凝聚力?__

在疫情影响下,如何不断提升全球各地员工协同办公的效率,并打造一个有高度凝聚力和合作精神的企业文化,这是许多红杉成员企业在实际业务中遭遇的新挑战。

但在疫情期间,字节跳动7个部门、分散几十个城市的员工,只用2天时间,通过线上协同办公火速更新了飞书的新功能——员工健康报备,之后又在很短时间内上线了“线上办公室”“疫情动态”等新功能,这都得益于其平时积累下的高效线上协同办公的经验。

在特殊时期,企业管理者应该如何思考和行动来应对员工在家办公带来的挑战?谢欣认为,企业管理者要着重想好3个问题:缺少了什么?要去构建什么?需要注意什么?

第一,员工在家办公,企业缺失了共同的物理环境,对于管理者来说,首要任务就是搭建一个共同的线上环境,把缺失的物理环境补回来。这里强调的“共同”并不仅仅是一起开开con-call或者视频会议,而是要利用好“云办公”的一系列工具,从多个维度营造出协同合作的氛围。建议管理者用好的工具有:

▨ 视频会议。可以引入视频晨会机制,要求管理者和员工都按时参加,甚至可以要求戴上工牌,营造出上班的仪式感。

日程同步,共享日历。所有成员可以互相看到其他同事的日程安排,便于安排1:1的会议和沟通。另外,由于省去了通勤时间,公司可以更早开始工作,但同时考虑到在家办公需要处理更多家庭情况,所以可以考虑增加午休和晚餐休息时间,帮助员工实现更好的工作和生活的平衡。

使用协同创作的在线文档。由于几乎所有的文案工作都转移到线上,所以协同编辑、随时评论的在线文档工具显得必不可少。在线文档具有完善的文档共享权限管理,可设置分享、评论、编辑多种权限,追溯文档分发历史。

可以考虑营造“线上办公室”。我们需要的不是“全天开会”,而是希望工作时间能“一直在一起”,及时响应团队的需求。如飞书“线上办公室”的功能,模拟真实的办公场景,让团队成员可以随时语音沟通,方便交流。

第二,管理者要利用好这次办公室的物理限制被打破的机会,重新考虑团队组建的方法论。对于企业来说,疫情造成的分散办公是对企业凝聚力和合作能力的挑战,如果线上协同办公最终提升了企业效率,降低了成本,管理者未来可以考虑将远程协作利用得更广、更深,在组建团队的时候不仅可以忽略城市,甚至可以跨国,扩大人才选取范围,不断增强团队的多样性。

第三,特殊时期,企业管理者要尤为注意员工的情绪变动,时刻关怀员工的身心健康,可以通过组织一些在线活动,比如远程K歌,拍Vlog晒自己的办公环境,甚至云喝酒、发红包等,帮助员工减轻心理负担。

管理者的短期安排与长期考量

我们相信疫情终会过去,但在疫情期间,关于员工远程办公以及线上协作的挑战,却需要管理者从自身业务和团队的实际情况出发,考虑这是短期安排还是长期计划,因为不同情况适用的方法论也有所不同。对此,谢欣从短期与长期不同角度给出了自己的建议:

如果企业把远程办公当做短期举措,疫情结束后回归正常的办公模式,在此期间可以特事特办,鼓励员工将日常的工作分解成一个个“项目”和“战役”:第一,以项目为中心,制定清晰的团队作战策略;第二,重视目标、节点和角色分工;第三,最重要的不是建立完善的远程办公制度,比如之前说到的晨会、打卡等,而是通过分割这一阶段的目标,让员工在非办公室环境中依然保持专注力和斗志,不因为环境的变化而影响工作效率。

如果企业准备将远程办公转变为长期安排,最重要的是建立完善的制度:第一,增强团队凝聚力,比如用例行晨会的方式,让团队有仪式感地开启一天的工作;第二,增强团队内同步信息的效率,保持信息的实时流动;第三,以文档日报、周报的方式落实工作内容和进度,进行统一的项目进程管理,等等。

总之,当我们探讨如何高效地远程办公的时候,往往“功夫在诗外”,企业只有重视目标管理和信息透明的企业文化且善于利用高效协同工具,才能从中胜出。